La obra

Markarian resaltó que el logro de un espacio propio para el AGU: «es una enorme alegría porque lo que nosotros custodiamos, lo que tenemos acá tiene un inmenso valor si no es en dinero, sí en patrimonio cultural, y la casa nos está asegurando las condiciones para tenerlo mejor, para asegurar el servicio de modo permanente o a largo plazo». Añadió que este sueño se inició hace mucho tiempo, el último año del rectorado de Roberto Markarian comenzó la etapa final de este proceso, cuando se asignó al Archivo, la casa de la calle Frugoni, ya que había quedado libre cuando la Escuela Universitaria de Bibliotecología y Ciencias Afines (EUBCA)se mudó al edificio de la Facultad de Información y Comunicación de la Udelar. A partir de ese momento se trabajó para conseguir los fondos para la remodelación, los que salieron por etapas, primero se obtuvo un fondo de emergencia, posteriormente ya en el período de rectorado de Rodrigo Arim, se consolidó el último proyecto de diseño de la planta baja de la casa y se adjudicaron los recursos para llevarlo adelante.

La obra comenzó en 2019 y la última etapa se realizó a partir de febrero de 2020 y se vio enlentecida por la aparición del Covid-19 en Uruguay. La mudanza estaba prevista para julio de ese año y se concretó finalmente entre octubre y noviembre. El espacio corresponde a 300 metros lineales de documentos de conservación permanente, a lo que se suma el volumen de documentación fluctuante que maneja el área de gestión. La casa cuenta con dos depósitos grandes y un tercero para materiales que requieren condiciones especiales, así como con un laboratorio climatizado.

Markarian destacó que «es la primera vez que la Universidad construye archivo teniendo en cuenta todas las necesidades del servicio». Añadió que el proceso de remodelación de la casa fue muy interesante ya que fue coordinado con la Dirección General de Arquitectura (DGA) y con el Plan de Obras de Mediano y Largo Plazo (POMLP) de la Udelar. Estos servicios ofrecieron las soluciones desde el punto de vista arquitectónico, de diseño y de proyecto escuchando a los integrantes del equipo para conocer los requerimientos edilicios del AGU. Entre ellos, depósitos acondicionados en temperatura y humedad para los diferentes soportes (documentos papel, películas), oficinas ventiladas y lugar de atención al público. Asimismo consideraron los requerimientos particulares de espacio del Laboratorio de Preservación Audiovisual (LAPA) ya que cuenta con un scanner de gran tamaño que permite convertir a digital los formatos audiovisuales analógicos. Además en el laboratorio trabajan los técnicos que operan este equipo, un ingeniero, un informático, tres docentes investigadores, pasantes y una coordinadora, Isabel Wschebor.

Feippe acotó que el proceso de acondicionamiento de la casa fue un trabajo interdisciplinario, se tuvo en cuenta las necesidades y se consideraron los espacios: sala de consulta, área de gestión, laboratorio, el área de las colecciones, estanterías móviles y corredizas que brindaran más espacio y mayor facilidad de desplazamiento. Explicó que el AGU tiene dos áreas, la de gestión documental y la de investigación histórica.

Área de gestión documental

El área de gestión documental de la que Feippe es responsable, cuenta con tres archivólogos, un pasante y un administrativo y responde a las necesidades de funcionamiento de la institución, y a la documentación que esta genera. En esta área se conserva la documentación que tiene que ver con el quehacer diario de los diferentes servicios de la institución, es el reflejo de la actividad institucional. Feippe explicó que no toda la documentación que se produce se conserva en forma permanente, para que pase a componer la memoria institucional, debe tener un carácter histórico. Señaló que se estima que la documentación de gestión administrativa de una institución que tiene valor para ser conservada va de un 5 a 7 % de la que esta produce. Por tanto debe llevarse adelante un proceso de selección de la documentación para que amerite la guarda en forma permanente. El área de gestión documental del AGU lleva adelante este proceso en el marco de un grupo interdisciplinario, la Comisión Central de selección documental de la Universidad. Más del 90% de la documentación de gestión administrativa, una vez cumplido el trámite se guarda por un período precaucional por la eventualidad de que surja algún reclamo, o que sea útil como base para otro trámite. Pasados estos plazos que se establecen en la comisión, esta documentación ya no tiene funcionalidad, por lo que se elimina. Además esta área del AGU es quien rige los procesos de evaluación documental, recaba en un formulario los trámites que se realizan en la unidad ejecutora a la que pertencene (Pro Rectorado, Oficinas Centrales, Direcciones Generales y servicios satélites). En este formulario se incluye el motivo del trámite, cual es la función y el cometido del mismo, y quien es el productor del trámite. Toda esta información permite al AGU evaluar ese trámite en el contexto de la Comisión Central de selección documental de la Universidad.

Feippe señaló que el proceso de gestión documental institucional que realiza el AGU se basa en la ley de archivos y un decreto reglamentario aprobados en Uruguay. Este decreto instrumentó una comisión a nivel nacional (en la que la Udelar tiene dos representantes, un archivólogo y una historiadora) que empezó a trabajar en el año 2014, y que establece directrices, un protocolo de procedimiento, controla, colabora y brinda capacitación, a aquellos servicios que se encuentran obligados por la ley a realizar un trámite pero no tienen el conocimiento para gestionarlo. Destacó que el proceso de selección documental de la comisión institucional, es aprobado por la comisión nacional y por el Consejo Directivo Central (CDC) de la Udelar. Solo luego de estos avales se procede a efectuar la eliminación de la documentación que cumplió el plazo. Acotó que no toda la documentación tiene el mismo plazo de gestión y precaucional, y en estos períodos que a veces se extienden por un tiempo prolongado, se conserva en archivos intermedios, para lo cual se necesita un espacio para guardarla. «Esta documentación aunque no tiene valor histórico tiene valor en lo que respecta a los derechos de un tercero, funcionario de la institución, y sirve de respaldo a la institución y de consulta interna», expresó Feippe.

Añadió que la política del área de gestión documental es que su archivo «tenga lo que tiene que tener, para no ocupar espacio de más». El área busca ser eficiente, ser eficaz y tener los documentos cuando se necesitan y no un exceso de documentación que impida encontrar el documento que se busca. «Sé lo que tengo, sé cuándo vence, cómo acceder y puedo acceder ya y ahora», expresó Feippe.

Área de investigación histórica

En el área de investigación histórica trabajan historiadores, archivólogos y especialistas en otras disciplinas, que hacen una valoración de la documentación y deciden el material que aceptan para preservar en forma permanente en el Fondo histórico del AGU. El Área histórica a diferencia de la de gestión documental, se ocupa no solo del servicio a la institución sino también al público, que tiene acceso libre a los materiales del fondo histórico. El crecimiento exponencial del área histórica ha exigido al archivo contar con un espacio mayor para preservar los materiales que se suman a los ya existentes. Desde que el servicio se creó, esta área fue creciendo en cuanto al volumen de documentación que guardaba, por lo que el espacio físico en el que funcionaba fue un aspecto que se vio en continuo desafío.

Markarian explicó que la documentación que se conserva en el fondo histórico proviene en algunos casos del área de gestión documental y en otros de diferentes órganos o servicios de la institución, como la Asamblea General del Claustro y el Consejo Directivo Central. La documentación emanada de estos órganos anterior a diez años es conservada por el Área histórica del AGU. Las actas del CDC es la serie documental más antigua, comienza con la propia institución. La primer acta del CDC que conserva el AGU es de 1849, está escrita a mano y se encuentra en el Libro Mayor. Añadió que esta serie documental ha sido continua y ha pasado por muchos soportes, comenzó escrita a mano, pasó por dactilografía, soporte papel, cassette con la grabación de las sesiones, y hoy se hace por zoom. Acotó que esta variación plantea un gran desafío al AGU en lo que refiere a la conservación de estos documentos.

Markarian señaló que el Fondo histórico está integrado también por otras series documentales como la proveniente de jurídica de la Udelar, que responde fundamentalmente al período de dictadura uruguaya. Añadió que a nivel nacional está establecido que hay períodos de protección especial en los que la documentación surgida se considera de conservación permanente, porque responde a una circunstancia especial del país, en el caso de la dictadura, a violaciones de los derechos humanos. Acotó que la Udelar fue pionera en cumplir esta directiva. Añadió que existen otros subfondos de especial valor, uno de ellos la colección de películas y otros documentos que surge del Instituto Cinematográfico de la Udelar (ICUR), que funcionó desde 1950 a 1973.

También componen el fondo histórico varios archivos privados que no provienen directamente del funcionamiento de la institución, sino que responden a personalidades destacadas de la vida universitaria. En este sentido, no se valoran sólo grandes personalidades o cargos de autoridad de la institución sino también todos aquellos actores que desde su accionar cultural, o estudiantil reflejan la trayectoria de la institución, porque reflejan a sus órdenes, sus espacios militantes, sus procesos de decisión, su influencia artístico cultural. Markarian recordó que entre 1849 y 1984 la Udelar fue la única institución de estudios universitarios del país, gran parte de la vida intelectual, cultural, científica, del Uruguay, una enorme proporción, pasó por la Universidad de la República. Señaló que el criterio del área histórica para integrar esas personalidades al acervo del AGU ha ido cambiando, respondiendo a cómo conceptualizan ese papel social, histórico y político de la Universidad. En esta serie se encuentran archivos de personalidades como el que fuera rector de la Udelar, Óscar Maggiolo, cineastas como Mario Handler, médicos destacados como Roberto Celdeyro Barcia e integrantes de la FEUU, entre otros. Todas estas personalidades tienen diferentes capacidades pero todos han tenido influencia en la vida cultural del país, en su condición de universitarios.

Markarian apuntó que el Archivo se va construyendo con el conocimiento de la historia de la Universidad: «la Udelar durante muchos años no tuvo una política de archivo, por lo cual no realizó un registro de su propia actividad, se conserva lo que se conserva», expresó. En el curso de las investigaciones fueron detectando documentos que pueden tener interés, en la actualidad a veces estos les llegan a través de familiares de personas que fallecieron, o personas vivas que se comunican con el AGU para informar que tienen un archivo que puede ser de importancia para la Udelar y lo ofrecen.

Laboratorio de preservación audiovisual

El laboratorio de preservación audiovisual del AGU es único en el país por su capacidad de migrar y asegurar la supervivencia de los contenidos de soportes documentales obsoletos. A través del trabajo especializado que llevan adelante han recuperado archivos muy valiosos como el del cantautor uruguayo Alfredo Zitarrosa que custodia el Centro de Investigación, Documentación y Difusión de la Artes Escénicas (CIDDAE) del Teatro Solís.

«Una casa diseñada para archivo»

«La casa se pensó y diseñó para archivo, tiene las funcionalidades, es apropiada», apuntó Markarian. Apuntó que es la primera vez que el AGU cuenta con un espacio que permite alojar a todos sus sectores de trabajo. Desde la creación del Archivo en 2002, el área de gestión documental fue la única que no se trasladó ya que funcionó en forma permanente en Oficinas centrales de la Udelar hasta 2020. El áreas de investigación histórica se mudó dos veces, siempre en situaciones de emergencia, la primera vez a una casa en la calle Chaná, y posteriormente a un edificio del Servicio Central de Bienestar Universitario (SCBU) en la calle Rodó. Por otra parte, el Laboratorio de Preservación Audiovisual funcionaba en otra dependencia, también en el edificio del SCBU, pero separado del área de investigación histórica. «Hoy tenemos una casa donde cada una de esas personas tiene su lugar de trabajo en condiciones bastante cercanas a lo óptimo», cerró Markarian.

Fotos: Richard Paiva- UCUR.
 
 
 
 
 
 
 
 
 

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