El desarrollo de la Udelar en el transcurso del presente siglo ha planteado la necesidad de repensar las prácticas de gestión de la institución, enfocándose hacia una mirada integral de esta y posibilitando su mejora continua. Para ello es prioritario contar con procesos de trabajo adecuados, como parte de un cambio a gran escala que continúe poniendo la gestión al servicio del proyecto académico.
Esto significa mejorar el uso de los recursos y las capacidades con los que se cuenta para optimizar resultados respecto a las condiciones de estudio y de trabajo, en la construcción permanente de una universidad más inclusiva y conectada, en donde se promueva procesos fluidos, integrados y transparentes. Para ello, ha sido y es central el desarrollo e implementación de sistemas horizontales de gestión, el fomento de la formación y las acciones que contribuyan con el fortalecimiento de las prácticas de enseñanza, investigación y extensión.
El esfuerzo puesto para esta transformación requiere necesariamente de un cambio en el modelo de gestión, basado en fortalecer la articulación e interacción entre los distintos actores de la organización así como de otros ámbitos del sistema público de enseñanza. Concomitantemente, la Udelar trabaja en el diseño de nuevas estrategias de comunicación y procedimientos que acompañen y amplifiquen el proceso de cambio, caracterizado por la integración de prácticas democratizantes y la eficacia organizativa. Se detallan a continuación las principales líneas de trabajo.
3.10.1 Sistemas de información para el desarrollo de una gestión integral
Sistemas de información transversales y planeamiento estratégico
La Udelar se planteó como objetivo en el quinquenio anterior impulsar procesos de mejora en la gestión capaces de sustentar eficientemente las transformaciones necesarias para su desarrollo. Transformar la gestión universitaria a través de la institucionalización de planeamiento estratégico, la evaluación y la generación de sistemas de información transversales e integrales implicó la puesta en práctica y consolidación de los instrumentos que se reseñan a continuación:
FormA-Estudiantes / FormA-Posgrado
El FormA-Estudiantes y el FormA-Posgrado tienen el objetivo de mejorar la calidad y la periodicidad de la información recabada sobre los estudiantes de la Udelar, en el entendido de que disponer de información y estadísticas regulares sobre la población universitaria es un componente fundamental en la definición y evaluación de la gestión y políticas universitarias.
El relevamiento continuo de estudiantes de grado y posgrado reemplaza los formularios estadísticos de ingreso y los censos periódicos realizados por la Dirección General de Planeamiento por un formulario continuo que todos los estudiantes inscriptos en carreras de posgrado, grado, técnicas, tecnológicas o Ciclos Iniciales Optativos deben completar de manera obligatoria año a año, sin importar su fecha de ingreso a la Udelar.
Hará posible así la obtención de información actualizada de forma anual de todos los estudiantes de grado y posgrado de la Udelar, desde el momento en que ingresan por primera vez a la institución hasta la finalización de su carrera. El formulario incluye módulos referidos a información sociodemográfica, estudios preuniversitarios y otros estudios universitarios, trabajo, lenguas, motivación y expectativas sobre la carrera, movilidad académica y becas. Tiene, a su vez, la posibilidad de incluir otros módulos específicos de interés.
Programa de Seguimiento de Egresados
El Programa de Seguimientos de Egresados tiene como ejes centrales disponer de información básica y comparable de los egresados, y que sea el punto de partida para el proceso de monitoreo y evaluación de la Udelar.
Entre los objetivos generales se destacan:
- Estudiar las opiniones y actitudes de los egresados universitarios, con relación a su formación de grado y eventualmente de posgrado.
- Conocer la satisfacción de los egresados con sus competencias adquiridas en los estudios universitarios.
- Evaluar la opinión y comportamiento sobre la movilidad interna y externa.
- Caracterizar la trayectoria y desempeño laboral o profesional de los egresados.
- Evaluar saberes adquiridos durante su formación de grado, con relación al mercado laboral y la sociedad en su conjunto.
La estrategia general se basa en un diseño longitudinal de panel, compuesto por tres mediciones estadísticas: la primera se constituye con datos secundarios (registros de bedelía, ficha de ingreso y egreso), la segunda medición, a través de un formulario web, que se aplica a los cuatro años del egreso, y la tercera, mediante otro formulario web, a los siete años de egreso.
Sistema de Indicadores para la Evaluación Universitaria (SIEU)
El Sistema de Indicadores para la Evaluación Universitaria (SIEU) es un proyecto que lleva a cabo la Udelar y cuyo objetivo general es la construcción de un sistema propio para la evaluación universitaria de las funciones de enseñanza, investigación, extensión y gestión. Este proyecto tiene como objetivos específicos:
- Contribuir al aseguramiento y mejora de la calidad de la Universidad en los ámbitos de enseñanza, investigación y extensión.
- Proporcionar información útil para la toma de decisiones, fiable, consistente y de calidad sobre la realidad de la Udelar en sus funciones y orientada a los distintos actores involucrados.
- Proporcionar información y mostrar los resultados de las actividades, a los efectos de rendir cuentas a la sociedad del empleo que la Universidad de la República realiza de los recursos que se le destinan para cumplir su misión.
- Operacionalizar los conceptos fundamentales para la evaluación universitaria mediante indicadores que sean a la vez relevantes y conseguibles.
Este proyecto culminó su primera etapa con el documento Indicadores de Enseñanza de Grado-Diciembre 2016 del Grupo SIEn. En mayo de 2017 comienza una segunda etapa para la cual se constituye el Grupo de Trabajo de Indicadores de Investigación y Posgrado (GTIIP). Este ha tenido como avance el documento de Indicadores de Investigación y Posgrado. Se continúa trabajando con los grupos que entenderán sobre los Indicadores de Gestión y el de Indicadores de Extensión e Internacionalización.
Implementación de expediente electrónico y creación del Sistema de gestión de títulos
En el año 2020 se hizo extensivo el uso de expediente electrónico a todos los servicios de la institución, eliminando paulatinamente el expediente en papel. Este proyecto permite al mismo tiempo avanzar en la digitalización de gran parte de los trámites de la institución, modificando parte de los procesos de trabajo. En la actualidad, la Udelar realiza el seguimiento de más de 70 000 expedientes de forma electrónica. La nueva herramienta permitirá llevar adelante el proceso completo del expediente en línea en toda la organización, aprovechando las ventajas del uso de la firma electrónica avanzada. Esta innovación permitirá optimizar las gestiones de todos los interesados.
Recuadro 3.10.1 Implementación de expediente electrónico
La implementación del sistema de expediente electrónico ha estado en la agenda universitaria desde hace años, habiéndose dado los primeros pasos en su uso con la implantación del sistema que gestiona las solicitudes de títulos. A fines de 2019 se delineó el proyecto para su puesta en marcha, que fuera ajustado, acorde a la emergencia sanitaria y situación de teletrabajo, a un plan de contingencia desplegado exitosamente en pocas semanas en abril de 2020. Este proceso ha permitido a la Udelar dar continuidad a los procesos administrativos en el marco de la no presencialidad. A su vez, sentó las bases para el uso generalizado de la herramienta a partir de su puesta en producción. Al 29 de junio 2020 se cuenta con:

Además del desarrollo y expansión del expediente electrónico, se ha puesto en marcha en octubre de 2019 un Sistema de gestión electrónica de títulos que dio lugar a la creación del Portal de títulos de la Udelar. En este sistema, y a partir del permiso otorgado por el titulado, están disponibles los títulos emitidos por la institución para su consulta abierta, lo que muestra los avances en cuanto a la apertura y el acceso a la información pública.

Desarrollo de los sistemas integrales de gestión
La Udelar ha implementado una serie de sistemas que apoyan el relacionamiento de los estudiantes y funcionarios con la institución, mejoran las herramientas para la toma de decisiones y han fortalecido los órganos democráticos de la organización. Dentro de estos se destacan:
I. El Sistema de Gestión Administrativa de la Enseñanza (SGAE) que fomenta la autogestión del estudiante, permitiéndole realizar múltiples acciones en línea: consultas, inscripciones a cursos y exámenes, inscripciones a carreras, obtención de escolaridades vía web, consultas de calendarios y carreras existentes. Complementariamente a este sistema vale destacar que se ha creado la aplicación del estudiante[1] en la que puede realizar consultas y acceder a links sobre distintos temas: boletos de estudiantes, elecciones universitarias, formularios estadísticos, agenda web, entre otros. En el siguiente cuadro se da cuenta de los avances en el uso del SGAE.

II. El Sistema Integral de Administración de Personal (SIAP) tiene como objetivo la gestión integral de la información de todo el funcionariado de la Udelar, incluyendo módulos de gestión de haberes, presentismo y legajo. Asimismo, permite contar con vasta información de la conformación y trayectorias de los funcionarios, con el fin de mejorar las condiciones de trabajo y tomar decisiones que permitan diseñar políticas de capacidades humanas adecuadas a cada realidad.
El Módulo de Autogestión de Personal (MAP)[2] tiene como objetivo fomentar la autogestión del personal de la Udelar, facilitando el acceso a la información disponible, accediendo y gestionando sus recibos de sueldo y constancias de IRPF, licencias, certificaciones médicas y controles horarios.
A su vez, el Sistema de Concursos de la Udelar[3] permite gestionar los llamados a concursos de cargos no docentes y docentes de la institución. Este oficia de portal de gestión de los concursos desde su publicación, con registro e inscripción de postulantes, notificaciones a los participantes de las distintas resoluciones y etapas del concurso, decisiones de las comisiones asesoras o tribunales y resoluciones de los consejos. Posee un módulo para realizar sorteo automático de participantes cuando está definido como etapa en las instancias del concurso. Asimismo, permite consulta del estado de cada uno de los llamados de la Udelar.
III. El sistema de Bibliotecas de la Universidad de la República (BIUR)[4] y el repositorio de conocimiento libre institucional Colibrí permiten gestionar en línea la solicitud de materiales bibliográficos, contando en el presente con más de 250 000 usuarios. Colibrí[5] brinda acceso abierto a las producciones de la Udelar y cuenta, a noviembre de 2019, con más de 5500 tesis de grado, 2000 artículos y 1500 tesis de maestría, entre otras publicaciones. Este repositorio ha logrado paulatinamente contar con mayor visibilidad, encontrándose registrado en los directorios internacionales Open Doar, ROAR y Open Access Map. Es recuperable desde el portal Timbó y ha sido cosechado por el Sistema Nacional de Repositorios de Ciencia y Tecnología SILO[6]. En total, las búsquedas en la plataforma pasan los 5 millones de consultas.

IV. El Sistema de Gestión de Resoluciones y Desarrollo de los Consejos Digitales en la Udelar permite acceder a la información con la que se cuenta para los órganos centrales de cogobierno de la institución. Es utilizado por todos los servicios y ha implicado la informatización de la documentación para la discusión y toma de decisiones, facilitando el acceso a los órdenes del día y proyectos de resolución, entre otros documentos. Su mejora continua se considera relevante para mantener y mejorar los ámbitos democráticos de la organización.
3.10.2 Gestión del conocimiento: la creación de una Escuela de Gobierno
La Escuela de Gobierno fue creada en diciembre de 2019. Es el instrumento articulador para desarrollar una línea de trabajo en Formación en Gobierno y Gestión Universitaria, que acompañe sinérgicamente la transformación organizacional, el desarrollo del gobierno abierto y electrónico y la Gestión de Campus. Por lo tanto, busca promover la formación, la capacitación, la coordinación entre los distintos actores del cuerpo universitario, el trabajo colaborativo, la participación y la rendición de cuentas ante la sociedad.
Participan del diseño general de la implementación Rectorado, los cuatro Prorrectorados, Facultad de Ingeniería, Facultad de Ciencias Económicas y de Administración, Facultad de Ciencias Sociales, Facultad de Derecho, Facultad de Información y Comunicación, Dirección General de Personal, Instituto de Capacitación y Formación y la Agremiación Federal de Funcionarios de la Universidad de la República.
Al mismo tiempo, se impulsa una serie de acciones y dispositivos para consolidar las capacidades necesarias que den apoyo al proyecto planteado:
- El Instituto de Capacitación y Formación de la Udelar, que realiza entre 70 y 100 cursos cada año.
- La carrera de Tecnólogo en Gestión Universitaria (Facultad de Ciencias Económicas y de Administración). Incorpora una concepción integral de la formación, integrando en áreas específicas del conocimiento las Facultades de Humanidades y Ciencias de la Educación, de Psicología, de Medicina y de Información y Comunicación. El tecnólogo procura una formación interdisciplinaria con el objetivo de fortalecer la capacidad de gestión de las instituciones universitarias. En función de su situación, para 2020 la Facultad de Ciencias Económicas y de Administración y el Prorrectorado de Gestión promovieron particularmente las inscripciones, casi cuadruplicándolas respecto a 2019. Adicionalmente, se está definiendo la estrategia para incrementar la cursada en distintos puntos del país.

- El Programa para el desarrollo de capacidades para la Gestión Universitaria Integral creado recientemente incluye una convocatoria a fondos concursables, que procuran contribuir a dar visibilidad al trabajo que realizan los funcionarios técnicos, administrativos y de servicios desde una mirada integral de la gestión, promoviendo especialmente la posibilidad de incluir a los otros colectivos que hacen a nuestra Universidad. Esta iniciativa comprende dos programas: proyectos de mejora de gestión y actividades de movilidad e intercambio.
3.10.3 Gestión de campus
El desarrollo de la perspectiva de Gestión de Campus implica considerar el rediseño de las prácticas de gestión universitaria así como la adecuación de las infraestructuras donde dichas prácticas se llevan a cabo. Se trata de crear nuevas formas de interconexión, de diálogo y acción, al tiempo en que se promueve el desarrollo de condiciones edilicias apropiadas y consecuentes a las nuevas modalidades de gestión. Pensar en clave de Gestión de Campus implica pensar la institución a partir de los puntos de conexión existentes y a construir. Al señalar que la gestión de campus es articulación, se afirma que es una propuesta adecuada para la organización de espacios universitarios complejos que conciban el uso compartido. Pero no es solo uso de espacios tangibles. La propuesta es pertinente en tanto facilite mejores proyectos académicos, planes y programas. Como parte de la Udelar, la construcción de una perspectiva de la Gestión de Campus es una tarea que requiere amplios procesos participativos.
La Udelar viene desarrollando prácticas en el sentido referido; como ejemplo de ello se encuentra la creación de los cenures, la ordenanza de grado, la orientación dada a la concepción de obra nueva y adaptada, con edificios plataforma y multiuso. Puede apreciarse entonces que la gestión de campus refiere a la mejor gestión de proyectos académicos comunes a lo largo y ancho del país.
Bajo la lógica de Gestión de Campus, se creó una política de Gestión Edilicia Ambiental (GEA), la que incluye proyectos impulsados por el Prorrectorado de Gestión en coordinación con múltiples colectivos universitarios, procurando mejoras continuas en los procesos de gestión edilicia y ambiental. Se trata de una propuesta organizativa integral, basada en la articulación y coordinación inteligente, fundada en procesos participativos y en la necesidad de que los lineamientos generales se nutran de las experiencias de gestión locales, al tiempo en que contribuyen con los distintos proyectos de desarrollo institucional. Promueve el desarrollo de la responsabilidad social y ambiental de la Udelar en el medio, permitiendo optimizar buenas prácticas de gestión.
La Gestión Edilicia Ambiental (GEA) permite para los distintos procesos de gestión:
- Identificar prioridades para el manejo de recursos, su uso y mantenimiento.
- Desarrollar articulaciones a favor de una gestión integral, favoreciendo el intercambio de buenas prácticas y estrategias para la mejora de la gestión.
- Generar canales de comunicación explícitos, simplificando los procesos para la toma de decisiones y la concreción de soluciones.
- Dar transparencia a los procesos de gestión.
- Habilitar la sistematización de informaciones, promoviendo el desarrollo de controles ex post.